Могу для примера последнее уточнение по согласованию командировок в нашей конторе:
1. С настоящего момента я прошу Вас (перечислены Директора региональных филиалов) / Ваших ассистентов отдела продаж направлять заранее информацию о Ваших предстоящих командировках помимо (отдел PR кто выпускает приказы о командировках) также (директору по продажам, под которым все филиалы) – Вашему непосредственному руководителю.
Это значит буквально следующее – Вы (директора филиалов) или ассистент Вашего региона направляет письмо (=э-мэйл) (ФИО отдела PR) с просьбой оформить приказ на командировку для Вас, при этом в ОБЯЗАТЕЛЬНОМ порядке в копию данного письма нужно поставить (директора по продажам).
Т.е. Директор по продажам должен знать ЗАРАНЕЕ, в какую командировку вы планируете направиться и с какой целью.
Именно ЗАРАНЕЕ, а не ПОСТФАКТУМ.
Директор по продажам на данный э-мэйл ответит «ок» или задаст вопросы, если они будут.
ОБЯЗАТЕЛЬНОМУ предварительному согласованию с Директором по продажам подлежат командировки следующих сотрудников: (Директора филиалов).
По тому же алгоритму Вы (Директора филиалов) согласовываете с Директором по продажам ЗАРАНЕЕ (до командировки) предполагаемые затраты в ходе командировки (в частности, затраты на представительские расходы, аренду авто, проживание в гостиницах, если стоимость проживания более 4000 рублей по России и более 60 евро в случае проживания в Европе, а также на билеты (если стоимость авиабилета превышает 20 000 рублей в обе стороны, а ж/д билета – 6000 рублей в обе стороны).
Т.е. по сути до командировки Вы должны опять таки написать письмо с примерной сметой поездки и разъяснением требуемых расходов (особенно, если речь идет о поездке заказчиков на европейские заводы).
2. По этому же алгоритму Вы (Директора филиалов, имеющих субфилиалы) должны контролировать руководителей суб-регионов, а именно: (описано кто кого).
Т.е.: если планируется командировка у главы суб-региона – то ассистент региона направляет письмо (=э-мэйл) (ФИО отдела PR) с просьбой оформить приказ на командировку для директора данного суб-региона, при этом в ОБЯЗАТЕЛЬНОМ порядке в копию данного письма нужно поставить (директора соответствующих регионов).
---ну дальше повтор написанного---
3. И ровно по тому же принципе Вы (все) должны контролировать целесообразность командировок и расходов для рядовых сотрудников Ваших регионов (т.е. быть в курсе, куда, в какую командировку направляется сотрудник, сколько стоил билет, проживание, какие расходы предстоят – чтобы все было обоснованно, а главное – согласовано с Вами. Т.к. именно Вы несете ответственность за бюджет).
Надеюсь, теперь алгоритм согласования понятен.
Да, если что, я не в доме для недоумков работаю, правда разные встречаются.......
|